(GF) Wie können wir sicherstellen, dass das Know-how im Unternehmen bleibt und nicht mit ausscheidenden Mitarbeitern verloren geht? - Die SAxP Academy

FAQ-häufige-Fragen

FAQ-häufige-Fragen

Etablieren Sie eine kontinuierliche Lernkultur und dokumentieren Sie das Wissen in einer zentralen, unternehmensweiten Wissensdatenbank (z. B. in Form von Prozessvideos und Job Aids). Dies sichert die schnelle Einarbeitung neuer Mitarbeiter (Onboarding) und macht das Wissen unabhängig von Einzelpersonen.

Wissensmanagement, Nachhaltigkeit, Onboarding, Kontinuität, HR

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(CIO) Wie integrieren wir die Schulungsdokumentation nahtlos in unsere Prozess- und Systemdokumentation (z. B. Solution Manager)?

(CIO) Wie integrieren wir die Schulungsdokumentation nahtlos in unsere Prozess- und Systemdokumentation (z. B. Solution Manager)?

Nutzen Sie ein einheitliches Toolset für die Erstellung der Dokumentation (z. B. ein Content-Authoring-Tool), das die Inhalte direkt in der notwendigen Struktur (z. B. im Solution Manager oder einem LMS) ablegen kann. Dadurch wird die Konsistenz zwischen Prozessen, Schulung und System gesichert.

Dokumentation, Prozessmanagement, Solution Manager, Tooling, Konsistenz

(GF) Was müssen wir tun, um unsere Führungskräfte zu Change-Agents in der Schulungsphase zu machen?

(GF) Was müssen wir tun, um unsere Führungskräfte zu Change-Agents in der Schulungsphase zu machen?

Die Führungskräfte benötigen separate, strategische Trainings zu den Zielen des Projekts und den veränderten Prozessen, bevor die Endanwender geschult werden. Sie müssen befähigt werden, die Notwendigkeit der Änderung zu kommunizieren und das neue System aktiv zu fordern und zu fördern.

Führung, Change-Agents, Kommunikation, Commitment, Strategie

(CIO) Wie stellen wir die Übungsumgebung für tausende Mitarbeiter technisch stabil und mit realitätsnahen Daten zur Verfügung?

(CIO) Wie stellen wir die Übungsumgebung für tausende Mitarbeiter technisch stabil und mit realitätsnahen Daten zur Verfügung?

Dies erfordert eine dedizierte, leistungsstarke Schulungsumgebung (Training-Client) mit einem automatisierten Prozess zur Erstellung und Aktualisierung realistischer, anonymisierter Geschäftsdaten. Der Zugriff muss stabil und leicht über das Unternehmensnetzwerk oder die Cloud erfolgen.

Technik, Systemstabilität, Schulungsumgebung, Datenqualität, Architektur

(GF) Wie können wir sicherstellen, dass das Know-how im Unternehmen bleibt und nicht mit ausscheidenden Mitarbeitern verloren geht?

(GF) Wie können wir sicherstellen, dass das Know-how im Unternehmen bleibt und nicht mit ausscheidenden Mitarbeitern verloren geht?

Etablieren Sie eine kontinuierliche Lernkultur und dokumentieren Sie das Wissen in einer zentralen, unternehmensweiten Wissensdatenbank (z. B. in Form von Prozessvideos und Job Aids). Dies sichert die schnelle Einarbeitung neuer Mitarbeiter (Onboarding) und macht das Wissen unabhängig von Einzelpersonen.

Wissensmanagement, Nachhaltigkeit, Onboarding, Kontinuität, HR

(GF) Welche Risiken entstehen für das Unternehmen, wenn wir beim Schulungsbudget sparen?

(GF) Welche Risiken entstehen für das Unternehmen, wenn wir beim Schulungsbudget sparen?

Das größte Risiko ist der fehlende User Adoption (Anwenderakzeptanz), was direkt zu Prozessfehlern, einer steigenden Fehlerquote und einer Überlastung des Supports führt. Dies verzögert die geplante Wertschöpfung, kann den Go-Live-Erfolg gefährden und die Mitarbeiterfluktuation erhöhen.

Risikomanagement, Budget, User Adoption, Fehlerkosten, Nachhaltigkeit

(CIO) Wie sichern wir die Qualität der Schulungen und stellen sicher, dass alle Mitarbeiter denselben Wissensstand erreichen?

(CIO) Wie sichern wir die Qualität der Schulungen und stellen sicher, dass alle Mitarbeiter denselben Wissensstand erreichen?

Durch einen zentral gesteuerten, standardisierten Schulungsplan und die Zertifizierung der Key User/SAP-Trainer (Train-the-Trainer). Der Wissensstand wird durch obligatorische Wissenstests am Ende der rollenspezifischen Schulungen sowie durch Lernerfolgskontrollen (z. B. Simulationen) gemessen.

Qualitätssicherung, Standardisierung, Zertifizierung, Wissensstand, Compliance

(CIO) Wie skalieren wir das Training effizient über alle Standorte/Länder hinweg, ohne massive Reisekosten zu verursachen?

(CIO) Wie skalieren wir das Training effizient über alle Standorte/Länder hinweg, ohne massive Reisekosten zu verursachen?

Der Einsatz von SAP Learning Hub oder einer vergleichbaren, zentralen E-Learning-Plattform ist entscheidend. Ergänzend sind virtuelle Live-Trainings (Virtual Classroom) für die Interaktion und lokale Key User für den direkten Support vor Ort die effizienteste und skalierbarste Lösung.

Skalierbarkeit, Global Roll-out, E-Learning, Technologie, Kosten

(GF) Wie stellen wir sicher, dass die Schulung unsere Unternehmenskultur und den angestrebten Wandel unterstützt?

(GF) Wie stellen wir sicher, dass die Schulung unsere Unternehmenskultur und den angestrebten Wandel unterstützt?

Die Schulung muss als integraler Bestandteil des Change Managements positioniert werden. Dies geschieht, indem wir die Schulungsinhalte auf die Vision und die strategischen Ziele des Unternehmens ausrichten und die Führungskräfte aktiv in die Kommunikations- und Trainingsprozesse einbinden, um den kulturellen Wandel vorzuleben.

Kulturwandel, Change Management, Führungskräfte, Vision, Akzeptanz

(GF) Welchen konkreten Beitrag leistet die Schulung zum ROI des Gesamtprojekts?

(GF) Welchen konkreten Beitrag leistet die Schulung zum ROI des Gesamtprojekts?

Die Schulung ist ein direkter ROI-Treiber. Ein effektives Training sichert eine schnellere Produktivitätssteigerung nach Go-Live, reduziert Fehlerkosten und verkürzt die Time-to-Competence der Mitarbeiter.

Wir messen den ROI über Kennzahlen wie die Reduktion von Support-Tickets und die Einhaltung der neuen Prozesszykluszeiten.

ROI, Geschäftsstrategie, Kennzahlen, Produktivität, Controlling

Wie stellen wir die „Nachhaltigkeit“ des Wissens nach dem Go-Live sicher, wenn die Trainer abwandern?

Wie stellen wir die „Nachhaltigkeit“ des Wissens nach dem Go-Live sicher, wenn die Trainer abwandern?

Etablieren Sie eine zentrale Wissensbasis (z. B. über den Solution Manager oder ein LMS (wie z. B. Moodle)) mit e-Learnings, Klickanleitungen, Schulungsmaterialien, aufgezeichneten Schulungen und aktuellen Job Aids usw.

Wichtig ist die Etablierung einer internen Community of Practice und die Zuweisung von Prozess-Coaches oder "Super-Usern", die die erste Support-Linie nach dem Projektende bilden.

Nachhaltigkeit, Go-Live, Support, Wissensmanagement, Key User, Projektleiter

Welche zusätzlichen Kapazitäten (Ressourcen) benötigen wir für das Change Management im Vergleich zu einer reinen R/3-Einführung?

Welche zusätzlichen Kapazitäten (Ressourcen) benötigen wir für das Change Management im Vergleich zu einer reinen R/3-Einführung?

Da S/4 HANA eine kulturelle und prozessuale Veränderung mit sich bringt, sind die Kapazitäten für Change Management und Kommunikation deutlich höher. Planen Sie zusätzliche Ressourcen für Stakeholder-Analyse, Kommunikationskampagnen, und die Begleitung der Fachbereiche während und nach der Umstellung ein.

Change Management, Ressourcen, Kommunikation, Stakeholder, Kulturwandel, Projektleiter

Wie bilden wir im Schulungssystem die Daten aus unserem R/3-System für die Übung ab?

Wie bilden wir im Schulungssystem die Daten aus unserem R/3-System für die Übung ab?

Um die Akzeptanz zu fördern, sollten die Übungsdaten im S/4HANA-Schulungsmandanten so weit wie möglich reale, anonymisierte Bestandsdaten und Prozesshistorien aus dem Altsystem (R/3) verwenden. Das ermöglicht den Anwendern, bekannte Szenarien im neuen System durchzuspielen.

Daten, System-Tests, Altdaten, Akzeptanz, Übungsszenarien, Projektleiter

Wie verwalten wir die Fülle an neuen Schulungsinhalten, insbesondere bei neuen SAP-Fiori-Apps?

Wie verwalten wir die Fülle an neuen Schulungsinhalten, insbesondere bei neuen SAP-Fiori-Apps?

Setzen Sie auf eine zentrale Wissensplattform und autorenfreundliche Tools zur schnellen Erstellung und Aktualisierung von Performance Support Material.

Fokussieren Sie auf die geschäftskritischen Prozesse und nutzen Sie Mikrolernen-Einheiten für spezielle, neue Apps, die bei Bedarf abgerufen werden können.
Holen Sie externe Hilfe an Bord, welche bereits in mehreren Schulungsprojekten (unbedingt SAP-Projekte) tiefgehende Erfahrungen in den Bereichen Schulungsbedarfsanalyse, Schulungsorganisation und Learning Content Management gesammelt hat!

Materialien, Wissensmanagement, Performance Support, Mikrolernen, Aktualisierung, Projektleiter, Schulungsbedarfsanalyse

Wie stellen wir sicher, dass auch der IT-Support für die neuen Fiori-Technologien (Launchpad, Apps) gerüstet ist?

Wie stellen wir sicher, dass auch der IT-Support für die neuen Fiori-Technologien (Launchpad, Apps) gerüstet ist?

Das IT-Team benötigt eine spezielle technische Schulung zur S/4HANA-Architektur, dem Fiori Launchpad-Setup, der App-Verwaltung und dem Berechtigungskonzept in S/4HANA.

Dies ist keine Anwenderschulung, sondern grundlegend verschiedenes und tiefgreifendes technisches Training, das weit vor dem Endanwender-Training abgeschlossen sein muss.

IT-Support, Berechtigung, Fiori Launchpad, Technik, Basiswissen, Projektleiter

Sollten wir externe Trainer beauftragen oder den Train-the-Trainer-Ansatz (TTT) mit unseren Key Usern wählen?

Sollten wir externe Trainer beauftragen oder den Train-the-Trainer-Ansatz (TTT) mit unseren Key Usern wählen?

Der Train-the-Trainer-Ansatz ist bei S/4HANA-Projekten oft die nachhaltigere und kosteneffizientere Lösung.

Die Key User kennen die unternehmensspezifischen Prozesse und sprechen die Sprache der Fachbereiche.

Im Verlaufe eines SAP-Projektes sind Key User tendenziell häufiger überlastet: "Ich mache jeden Tag Überstunden. Jetzt soll ich auch noch Training machen!"

Externe Trainer sind in der Regel trainingserfahrener, kennen die Schulungsmethodik sowie die Best Practice aus anderen Unternehmen besser. Auch stehen sie außerhalb einer (eventuellen) Hackordnung im Unternehmen, sind also unbelasteter.

Falls Sie mit einem Trainer unzufrieden sind, lassen sich externe Trainer leichter austauschen, da Sie hier auf einen riesigen Trainerpool zurück greifen.

Externe Trainer sollten die Key User schulen ("Training for Trainers") und den Aufbau des Schulungskonzepts begleiten.

Organisation, Train-the-Trainer, Key User, Kosten, Nachhaltigkeit, Projektleiter, externe Trainer

Reichen E-Learnings aus, um die Anwender auf Fiori umzustellen?

Reichen E-Learnings aus, um die Anwender auf Fiori umzustellen?

Nein, reine SAP-E-Learnings allein reichen in der Regel nicht aus.

SAP Fiori ändert das Arbeitsgefühl grundlegend. Ein Blended-Learning-Ansatz mit einem kurzen, verpflichtenden Präsenz-/Live-Online-Modul ist besser, um Interaktion zu ermöglichen, Fragen zu klären und die Bedienlogik anhand praktischer Übungen zu vermitteln.

Methode, Fiori, E-Learning, Blended Learning, Bedienkonzept, Projektleiter

Wie integrieren wir die Schulung neuer Prozesse, die durch S/4HANA erst möglich werden (z. B. vereinfachte Logistik)?

Wie integrieren wir die Schulung neuer Prozesse, die durch S/4HANA erst möglich werden (z. B. vereinfachte Logistik)?

Diese Schulungen müssen frühzeitig in den Testphasen beginnen. Sie sind prozessgetrieben und sollten idealerweise von Prozessverantwortlichen und Key Usern durchgeführt werden, die aktiv an der Neugestaltung beteiligt waren. Hier ist hands-on Training in der neuen Umgebung unerlässlich.

Prozessoptimierung, Funktionalität, Change Management, System-Tests, Integration, Projektleiter

Wie schulen wir unsere langjährigen R/3-Anwender am besten? Sie sind sehr erfahren, aber resistent gegen Fiori.

Wie schulen wir unsere langjährigen R/3-Anwender am besten? Sie sind sehr erfahren, aber resistent gegen Fiori.

Für erfahrene Anwender sind "Delta-Schulungen" am effektivsten, die sich nur auf die relevanten Änderungen in ihrem Arbeitsbereich konzentrieren. Wichtig: Den persönlichen Mehrwert von Fiori (einfachere, schnellere Prozesse) betonen, viel praktische Übung an realen Szenarien bieten und Key User als interne Fiori-Evangelisten einsetzen.

"Newbies" am SAP-System sollten grundlegend geschult und anschließend rollenbasiert bzw. aufgabenorientiert weitergebildet werden.

Zielgruppe, Widerstand, Fiori, Delta-Training, erfahrene Anwender, Projektleiter

Welchen Fokus muss unsere Schulung im Vergleich zu R/3 legen?

Welchen Fokus muss unsere Schulung im Vergleich zu R/3 legen?

Der Fokus liegt nicht nur auf der neuen Benutzeroberfläche (Fiori) und den technischen Änderungen (z. B. Business Partner statt Debitoren/Kreditoren), sondern vor allem auf geänderten/optimierten Geschäftsprozessen und den neuen Funktionalitäten (z. B. Embedded Analytics). Die Schulung muss klar herausstellen: Was ist neu, was ist anders, was entfällt?

Fokus, S/4HANA, Fiori, Prozessänderung, Delta-Training, Projektleiter

Ist ein „Big-Bang“-Schulungsansatz oder ein gestaffelter Roll-out besser?

Ist ein „Big-Bang“-Schulungsansatz oder ein gestaffelter Roll-out besser?

Das hängt von der Komplexität des Projekts und der Unternehmenskultur ab. Ein gestaffelter Roll-out (modul- oder standortweise) ist oft bei komplexen Projekten ratsam, da er das Schulungsteam entlastet und Lernerfahrungen in die nächsten Phasen mitnimmt. Der "Big-Bang" erfordert einen perfektionierten Schulungsplan mit stark erhöhtem Aufwand für Schulungsorganisation und -koordination sowie Personalverwaltung.

Strategie, Roll-out, Big-Bang, Phasenplanung, Risikominimierung, Projektleiter